Pengertian Dokumen
Menurut KBBI / Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen merupakan surat tertulis atau tercetak yang ditujukan sebagai bukti keterangan. Contoh-contoh dokumen adalah surat nikah, akta kelahiran, surat perjanjian, dan lain sebagainya.
Selain itu menurut KBBI juga, arti lain dari dokumen adalah naskah karangan atau barang cetakan yang biasanya dikirim melalui pos. Dokumen tidak melulu naskah cetakan, foto, film, rekaman suara, dan lain sebagainya yang bisa menjadi bukti keterangan, juga dapat dianggap sebagai dokumen.
Melihat betapa pentingnya suatu dokumen, tentunya kita akan berusaha menyimpan baik-baik dokumen tersebut. Ingat, dokumen tersebut memuat bukti-bukti penting sehingga harus dijaga agar tidak rusak.
Kadang dokumen tersebut tidak diperlukan setiap waktu, contohnya akta kelahiran. Mungkin itu hanya diperlukan sesekali, contohnya ketika hendak mengurus pendaftaran nikah di KUA. Karena itulah anda harus memikirkan bagaimana menyimpan dokumen tersebut dengan baik.
Sebagian orang secara teledor menyimpannya asal-asalan di lemari, atau di gudang. Akibatnya ketika dokumen tersebut benar-benar dibutuhkan, ditemukanlah dokumen tersebut dalam keadaan rusak, dimakan rayap, basah, tidak terbaca, dan lain sebagainya. Karena itulah anda harus benar-benar berhati-hati menyimpannya.
Penyebab Kerusakan Pada Map Dokumen
Memang benar dokumen tidak melulu sekedar kertas cetakan, tapi perlu diakui bahwa sebagian besar dokumen, merupakan dokumen cetak pada kertas, yang tentunya rawan kerusakan. Itulah pentingnya kita mengetahui apa saja penyebab dokumen menjadi cepat rusak, yaitu:
- Faktor Alam
Udara lembab merupakan salah satu penyebab utama kerusakan map dokumen. Selain itu faktor alam lainnya yang perlu diperhatikan adalah debu, air, panas matahari, serta kerusakan karena umur dokumen itu sendiri. - Serangan serangga seperti silverfish, Firebrat, rayap, dan rayap.
- Ulah Manusia yang bisa menyebabkan kerusakan dokumen, diantaranya membuat coretan, menyobek, mengotori, melipat halaman.
Akibat-akibat yang muncul dari faktor-faktor di atas yaitu :
- Faktor Alam
a. Udara lembab akan memicu munculnya mikroorganisme seperti jamur yang pada akhirnya akan merusak dokumen.
b. Air yang mengenai dokumen kertas akan membuatnya menjadi lunak dan mudah hancur, apabila air mengenai dokumen seperti flash disk, cd, itupun akan merusak isi di dalamnya. Selain itu air juga memicu tumbuhnya jamur yang bersifat perusak.
c. Apabila dokumen terpapar panas matahari secara terus menerus, maka dokumen akan berubah warna serta menjadi cepat lapuk. - Faktor Serangga
Serangga seperti rayap dapat melubangi dokumen, serta membuat kertas hancur dimakan rayap. Serangga-serangga lain juga bisa membuat jilidan rusak - Faktor Manusia
Manusia juga dapat menyebabkan kerusakan pada dokumen, baik disengaja maupun tidak. Disengaja misalkan saja dokumen tersebut disobek, dilipat, dicorat-coret. Sedangkan yang tidak sengaja misalnya kejatuhan sisa makanan, yang tidak segera dibersihkan. Hal ini akan memicu timbulnya jamur yang merusak dokumen.
Cara Menghindari Kerusakan Pada Dokumen
Ada beberapa cara yang bisa diterapkan untuk menghindarkan dokumen dari kerusakan. Diantaranya :
- Alam
Agar mencegah tumbuhnya jamur, kelembapan udara tempat penyimpanan dokumen harus tetap dijaga. Jangan sampai terlalu lembab. Selain itu, ruangan penyimpanan dokumen sebaiknya tetap terang, serta mempunyai ventilasi yang cukup. Jika tidak ruangan tersebut tidak memiliki ventilasi, ada baiknya dipasang AC yang menyala terus dengan setelan suhu 22-25 derajat celcius. - Serangga
Agar mencegah dari serangan serangga, sebaiknya dokumen-dokumen tersebut disemprot obat anti serangga minimal sebulan sekali. Selain itu ditempatkan kapur barus yang diganti secara berkala pada setiap rak. - Manusia
Untuk mencegah kerusakan akibat ulah manusia, dapat dimulai dengan meningkatkan kesadaran dari para pengguna untuk selalu menjaga kebersihan, larangan mencorat-coret, serta menyimpan dokumen-dokumen tersebut pada map odner, atau map folder, atau map-map lain yang sesuai dengan isinya.
